Infraestrutura organizacional necessária ao repositório arquivístico digital confiável: um diálogo com a ISO 16363

ARTIGO PUBLICADO na RBBD. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação. Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições - FEBAB, 2020

Por: Henrique Machado dos Santos e Daniel Flores

Este estudo analisa o Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (ACTDR) e considera sua pertinência no processo de auditoria de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arqs ) com ênfase nos aspectos relacionados à infraestrutura organizacional. Sendo assim, tem-se por objetivo realizar uma síntese dos requisitos de auditoria a serem cumpridos por um RDC-Arq que segue o modelo Open Archival Information System (OAIS). Igualmente, pretende-se esclarecer os requisitos arquivísticos subentendidos no ACTDR. A metodologia utilizada parte do levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, o qual consiste na seleção de livros, publicações técnicas e artigos científicos recuperados através da ferramenta de pesquisa Google Scholar. Logo, obtém-se um artigo de revisão, com caráter assistemático, capaz de descrever e contextualizar os requisitos de infraestrutura organizacional, preconizados pelo ACTDR, no âmbito da Arquivística. Por fim, este estudo fornece subsídios estimular a discussão e a compreensão da infraestrutura organizacional no processo de auditoria dos RDC-Arqs. Dessa forma, reafirma a convergência entre OAIS, ACTDR e a Arquivística, a qual coaduna no RDC-Arq.

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Auditoria de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis

ARTIGO PUBLICADO na Revista Informação em Pauta (Fortaleza)

Por: Henrique Machado dos Santos

RESUMO

Este estudo discute a implementação de repositórios arquivísticos em conformidade com o Sistema Aberto para Arquivamento de Informação e a necessidade de auditá-los para avaliar sua confiabilidade. Para tanto, realiza-se um levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, com seleção de: livros que abordam as perspectivas da Arquivística na era digital e o desafio da custódia documental confiável; publicações técnicas como as normas International Organization for Standardization e padrões de auditoria; e artigos científicos recuperados  pela ferramenta de pesquisa Google Scholar, com busca temática relacionada à preservação de documentos arquivísticos digitais, repositórios digais confiáveis, auditoria de informação e auditoria arquivística. O repositório arquivístico é o prisma da discussão, já a comparação entre os padrões de auditoria torna-se a categoria norteadora, logo, obtém-se um artigo de revisão assistemática. Dessa forma, são analisados os padrões de auditoria: Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist, Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories da Network of Expertise in long-term STORage, Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment e Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Por fim, comparativo entre os padrões demonstra que o Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositoes é o mais indicado para auditar os repositórios arquivísticos digitais.

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Interoperabilidade entre Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis

ARTIGO PUBLICADO na Revista ÁGORA: Arquivologia em debate, Florianópolis, p. 213-234, v. 30, n. 60 (2020).

Por: Henrique Machado dos Santos e Daniel Flores

ÁGORA: Arquivologia em debate, 2020

Resumo: Este estudo descreve e avalia a possibilidade de dois ou mais repositórios arquivísticos manterem níveis de interoperabilidade, de modo que são abordados os arquivos independentes, os cooperados, os federados e os de entidades funcionais compartilhadas. Para tanto, parte-se do levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados, por meio da seleção de livros, publicações técnicas e artigos científicos. A interoperabilidade é o prisma da discussão, e os repositórios arquivísticos digitais confiáveis correspondem a categoria norteadora. Dessa forma, os dados são analisados de forma qualitativa e discutidos conforme a lógica dedutiva a fim de caracterizar-se como um artigo de revisão assistemática. Observa-se que a interoperabilidade entre repositórios arquivísticos acarreta benefícios às comunidades de preservação digital que comportam a economia de recursos, a otimização da busca de informações e o desenvolvimento de padrões. Por fim, este estudo esclarece conceitos e possíveis cenários de interoperabilidade para repositórios arquivísticos, além de trazer uma visão pós-custodial que realça a importância da custódia tendo em vista as perspectivas de sucessão.

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MODELO LÓGICO DA INFORMAÇÃO ARQUIVADA NO OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM: UMA REFLEXÃO ARQUIVÍSTICA

ARTIGO PUBLICADO na Revista Ponto de Acesso, Salvador, v. 13, n. 2 (2019).

Por: Henrique Machado dos Santos e Daniel Flores

A constante produção de documentos digitais no âmbito da Arquivística ocasionou um processo de revisão teórico-prático. Como consequência, além de custodiar documentos analógicos, os arquivos passaram também, a custodiar documentos digitais. No entanto a sua preservação é dotada de complexidades tecnológicas e especificidades arquivísticas, e para sanar tais necessidades, tem-se discutido a implementação de políticas, estratégias e repositórios digitais em conformidade com o modelo Open Archival Information System (OAIS). Para fins deste estudo, aborda-se o modelo lógico da informação arquivada, proposto pelo OAIS, com o objetivo de identificar e apontar convergências com a Arquivística. A metodologia consiste no levantamento bibliográfico composto por livros, publicações técnicas e artigos científicos, caracteriza-se assim, como um artigo de revisão assistemática.

Gestão do conhecimento organizacional: tratamento arquivístico para reuso da informação administrativa

ARTIGO PUBLICADO na Revista Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, 2020 (México).

Por: Henrique Machado dos Santos & Gabriela Krawszuk

Este estudo tem por objetivo identificar contribuições da gestão de documentos para o processo de gestão do conhecimento. Tal abordagem limita-se às práticas de gestão do conhecimento desenvolvidas a partir de informações administrativas contidas em documentos produzidos pela própria organização. Assim, discutem-se como tais informações podem ser reutilizadas para desenvolver o conhecimento organizacional. O método utilizado parte do levantamento bibliográfico, limitando-se a seleção de livros relacionados à Administração e Arquivologia, e tem-se a gestão do conhecimento como categoria norteadora. Os dados coletados são analisados por meio da triangulação entre Administração, Arquivologia e gestão do conhecimento. A discussão segue a lógica dedutiva, e após essa reflexão, obtém-se um artigo de revisão assistemática, que tece elos interdisciplinares para abordar tal convergência. Dessa forma, a organização pode extrair informações confiáveis por meio de seus documentos, de modo a contribuir para o processo de tomada de decisão, além de fomentar a inovação e desenvolver vantagem competitiva. Pondera-se que o reuso da informação contida nos arquivos permite que os colaboradores racionalizem as atividades em prol da eficiência administrativa. Consequentemente, a sinergia produzida por essas atividades agrega valor organizacional.

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Preservação de documentos arquivísticos digitais: reflexões sobre as estratégias de migração

ARTIGO PUBLICADO na revista PRISMA da Universidade do Porto

Por: Henrique Machado dos Santos e Daniel Flores

Este artigo tem por objetivo realizar uma reflexão sobre as estratégias de migração, discutindo suas variações e sua aplicabilidade para a preservação de documentos arquivísticos digitais em longo prazo. Para este estudo foram utilizados materiais previamente publicados, desta forma os dados são confrontados para se discutir as estratégias de migração. Dentre os principais aspectos discutidos, destaca-se a necessidade de maior aprofundamento das estratégias de migração no âmbito da preservação digital. A praticidade de continuar acessando documentos do passado em plataformas do futuro é uma vantagem a ser explorada, mas sempre considerando as funcionalidades dos documentos e de seus respectivos componentes digitais.

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A Obsolescência do Conhecimento em Preservação Digital

 ARTIGO PUBLICADO!!!

"A Obsolescência do Conhecimento em Preservação Digital"

Por: Henrique Machado dos Santos e Daniel Flores

Ciência da Informação em Revista. ISSN 2358-0763, v.5, n.1 p. 41-58, jan./abr. Alagoas: Maceió, 2018.

Resumo: este estudo realiza uma reflexão sobre a gestão do conhecimento sobre preservação digital, com ênfase em preservar o conhecimento e mantê-lo acessível no longo prazo. Para isto é perpassada a relação entre gestão do conhecimento e preservação digital, assinalando pontos de convergência para um possível ciclo de retroalimentação. A metodologia utilizada consiste no levantamento bibliográfico de materiais previa-mente publicados, configurando-se como um artigo revisão de caráter assistemático. Dentre as contribuições mais relevantes deste estudo, ressalta-se que a obsolescência do conhecimento é um entrave tão complexo para a preservação digital, quanto a obsolescência de hardware e software, o que reforça a importância das práticas de gestão do conhecimento.

Palavras-chave Preservação digital. Gestão do conhecimento. Obsolescência tecnológica. Obsolescência do conhecimento. Documento digital.

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Documento arquivístico digital: demanda, confiabilidade e preservação

Artigo publicado na Revista Informatio, 22 (2), 2017, pp. 72-85 ISSN: 2301-1378, Montevidéu, Uruguai.

Resumo: este estudo realiza uma breve reflexão sobre o advento do documento arquivístico digital, tendo em vista a demanda por estes registros presente em diversos setores da sociedade contemporânea. A abordagem parte do surgimento dos documentos digitais, perpassando a evolução e a demanda, e concentrando-se em aspectos pertinentes como: confiabilidade, preservação e acesso em longo prazo. O método utilizado consiste em um levantamento bibliográfico de materiais bibliográficos previamente publicados que resulta em um artigo de revisão assistemática. Desta forma, são debatidos pontos referentes à obsolescência tecnológica, implementação de políticas organizacionais, estratégias de preservação e sistemas informatizados. Por fim, observa-se na literatura um consenso quanto à necessidade de definir as políticas previamente, e após, implementar as estratégias e o repositório digital. Logo, aponta-se a necessidade de contextualizar estas soluções no âmbito da Arquivística, de modo que os seus princípios sejam considerados dentre as atividades de preservação digital.

Novos rumos da preservação digital: das estratégias aos sistemas informatizados

Artigo publicado na revista Biblios, n. 70 (2018).

Henrique Machado Santos

Daniel Flores

Resumo

Objetivo.Este estudo realiza uma breve reflexão sobre a preservação de documentos arquivísticos digitais,destacando  a relação  entre  as  políticas  institucionais,  as  estratégias  de  preservação  digital,  e  os  sistemas  informatizados  de  gestão  e preservação.Método.Consiste no levantamento bibliográfico de materiais previamente publicados das áreas de Arquivologia e Ciência da informação, resultando em um artigo de revisão assistemática. As fontes consultadas consistem em livros, teses, textos em sites da internet e artigos científicos de periódicos indexados no Google Scholar, com um recorte temporal referente aos últimos vinte anos.Resultados.A literatura pesquisada conduz a necessidade de se definir, previamente, as políticas de preservação digital, e após,  implementar os  sistemas  informatizados  para  gestão  e  preservação,  mantendo  altos  níveis  de  interoperabilidade. Além disto, salienta-se a questão de manter uma cadeia de custódia ininterrupta que contemple as três idades do ciclo de vida dos documentos.Conclusões.  Este  estudo sintetiza  aspectos  de  um  sistema  de  preservação  digital  gerido  basicamente  em  duas  etapas distintas,   porém   interoperáveis. Desta   forma,   reforça   as   discussões   sobre   a   cadeia   de   custódia   documental   e interoperabilidade entre as normas, os sistemas informatizados e os demais softwares utilizados no acervo.

Palavras-chave Documentos arquivísticos digitais; Interoperabilidade; Políticas institucionais; Preservação digital; RDC-Arq; SIGAD; Sistemas informatizados.

Preservação de documentos arquivísticos digitais: reflexões sobre o uso de padrões abertos nos acervos

 

Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, México, v. 32, n. 74, p. 35-53, fev. 2018. ISSN 2448-8321. 

Henrique Machado Santos

Daniel Flores

RESUMEN

Este artículo tiene como objetivo llevar a cabo una reflexión sobre el uso de estándares abiertos dentro de las colecciones, específicamente con respecto al software, formatos de archivo y sistemas de gestión y conservación. Así, se busca explorar los requisitos que deben ser considerados en la producción y conservación de los documentos para colocarlos en una política de preservación. Desde un punto de vista metodológico, este estudio es una investigación aplicada que lleva a cabo una revisión bibliográfica de los materiales publicados anteriormente en la que los datos se analizaron cualitativamente. Se inicia con un análisis que va de lo general a lo específico a partir del ámbito de la preservación digital, a través de las estrategias y políticas para llegar a la importancia del uso de estándares abiertos.

Palabras clave Estándares abiertos; Documento digital; Preservación digital; Acceso a largo plazo.

Preservação de documentos digitais: reflexões sobre as estratégias de refrescamento

Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, v. 13, n. 2, jul./dez. 2017

Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições

Henrique Machado Santos

Daniel Flores

RESUMO: O advento das tecnologias da informação ocasionou a demanda por documentos digitais, com isto, uma quantidade significativa de documentos com necessidades de preservação em longo prazo começou a ser produzida exclusivamente em meio digital. Entretanto, o cenário das tecnologias é marcado por constantes avanços que vão deixando as tecnologias obsoletas em ciclos cada vez mais curtos. Este artigo aborda as manifestações da obsolescência em nível de suporte e tem como objetivo realizar uma reflexão sobre as estratégias de refrescamento. Desta forma,são enfatizadas práticas desta estratégia que minimizam os impactos da obsolescência tecnológica. O método utilizado consiste na revisão de materiais previamente publicados, os dados coletados são analisados de forma qualitativa e posteriormente discutem-se as vantagens e desvantagens do refrescamento. Por fim, destaca-se o papel fundamental do refrescamento na preservação em longo prazo e apontam-se algumas limitações quanto a sua implementação.

Palavras-chave: Refrescamento. Preservação digital.Obsolescência tecnológica. Documento digital.

Preservação do patrimônio documental arquivístico em ambiente digital

Revista Palabra Clave (La Plata), octubre 2017, vol. 7, n° 1, e029. ISSN 1853-9912

Universidad Nacional de La Plata, Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Departamento de Bibliotecología

Dossier: Gestión de la información dilemas y perspectivas

[Perspectivas teóricas]

Henrique Machado Santos

Daniel Flores

Resumo: este artigo perpassa a ideia do documento arquivístico digital como parte integrante do patrimônio cultural, e posteriormente, descrevem-se aspectos pertinentes à sua preservação. Para isto são abordadas questões referentes à garantia de acesso a documentos autênticos no longo prazo. A discussão concentra-se na relação entre: estratégias de preservação, repositórios digitais, modelo OAIS, linha de custódia ininterrupta e atividades de auditoria e certificação. Dentre os apontamentos finais, destaca-se a necessidade de sintetizar os conhecimentos discutidos a fim de fornecer subsídios teóricos para facilitar a sua aplicação no âmbito da Arquivística.

Palavras-chave: Documento digital; Preservação digital; Patrimônio documental; Arquivística; Arquivo.